De AVG bevat voorschriften voor iedere organisatie met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens. Dat veel ondernemers zo serieus bezig zijn (geweest) met het implementeren van de AVG binnen hun bedrijf, komt waarschijnlijk vooral doordat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) zeer hoge boetebedragen kan opleggen als geconstateerd wordt dat een bedrijf niet “AVG-proof” is.

Vastleggen afspraken met werknemers
In de praktijk zijn het meestal de werknemers van een bedrijf die in aanraking komen met de persoonsgegevens. Het schenden van een verplichting uit hoofde van de AVG door een werknemer, heeft automatisch tot gevolg dat de werkgever – oftewel: het bedrijf zelf – de AVG niet naleeft. Daarom is het raadzaam om enkele afspraken vast te leggen met de werknemers, waarbij in ieder geval gedacht moet worden aan:

• het aan de werknemer opleggen van een verplichting om de persoonsgegevens binnen de organisatie vertrouwelijk te behandelen en deze geheim te houden;
• de verplichting voor de werknemer om zich te houden aan het binnen de organisatie geldende interne privacybeleid.
De hiervoor genoemde verplichtingen voor de werknemer kunnen in de arbeidsovereenkomst zelf of in een (personeels)reglement – waar de werknemer aan gebonden is – worden vastgelegd. Het vastleggen van deze afspraken met de werknemers draagt bij aan de door de wetgever beoogde “privacy compliance” van uw organisatie.

Voor vragen hierover ben ik graag bereikbaar. Zie verder ook de site van de Autoriteit Persoonsgegevens, waarop onder andere specifieke informatie over de voorwaarden van een personeelsdossier te vinden is.

Tot slot een woord van dank aan het bestuur van de OKW, voor alle inspanningen van de afgelopen tijd. Allen een mooie zomer toegewenst!